למה העסקים מעדיפים את הגרסה המקוונת של טופס 101?
נראה שכבר כולם מכירים את טופס 101 הרגיל, כולל מנהלי החשבונות, רואי החשבון וצוות משאבי האנוש. עם זאת, שיטת טופס 101 מקוון היא משהו שיש להתעמק בו מחדש. אנשים עלולים להיבהל ממונחים כמו "מקוון" או "דיגיטלי", אז כדי להרגיע אותם, חשוב לדעת כי טופס 101 המסורתי עדיין נמצא בשימוש היום. כל הדרישות הללו – הסעיפים, השדות, האישורים והחתימה – זהים. שום דבר לא השתנה בכלל. רק עכשיו הטופס אינו מבוסס על נייר. אפשר כמובן גם לבחור להדפיס אותו ולתייק, אבל ממש אין צורך בכך.
איזה מנגנון מאפשר לזה לקרות?
הטכנולוגיה החדשנית של iforms מאפשרת להמיר כל טופס נייר לגרסה אלקטרונית. רק במקרה של טופס 101 הוא כבר נמצא מראש במערכת, מכיוון שהוא טופס סטנדרטי ואוניברסלי. השימוש במערכת הפשוטה של iforms מאפשר בלחיצת כפתור להפיץ אותו לכולם, החל מחברה קטנה ועד למאות עובדים בתאגיד ענק. עובדים מקבלים את הטופס כקישור במייל או בהודעת טקסט למכשיר הנייד שלהם, וכל מה שהם צריכים לעשות הוא ללחוץ על הקישור כדי לגשת לטופס.
כעת העובד ממלא את הטופס באופן אלקטרוני, באמצעות מחשב או מכשיר נייד, אך עם אותם שדות ונתונים כמו גרסת הנייר. שדות שצריך למלא על ידי העובד מוצגים על ידי המערכת ואלו שאינם רלוונטיים נותרים ריקים. המערכת מבינה בדיוק מה היא עושה. בנוסף, המערכת חכמה מספיק כדי לוודא שאף שדות חובה לא נשארים ריקים, מה שחוסך מהמעסיק את הטרחה של צורך במעקב אחר מילוי הפרטים של העובד. כאשר עובד מעלה את האישורים כקובץ למערכת, כולל אפשרות להעתקת אישורים מהטלפון הנייד, המערכת תוסיף אוטומטית את כל האישורים הנדרשים על סמך המידע שמולא.
לבסוף, העובד יכול לחתום דיגיטלית על טופס 101 מקוון. כעת ייתכן שהטופס יישלח ישירות לתיבת הדואר הנכנס של העובד וכן למיקום שמציין המעסיק.
מה הופך את הטופס המקוון לבחירה מצוינת?
עם גישה אל טופס 101 מקוון, העובד, מחלקת משאבי אנוש וכל שאר המעורבים מרוויחים מאוד מהפשטות ומהמהירות. תכפילו את החיסכון בזמן הזה במספר העובדים בחברה שלכם, ותראו כמה זה משמעותי. לשימוש במערכת יש גם יתרונות רבים נוספים, לרבות פחות ניירת, עלויות נמוכות יותר עבור ציוד משרדי קשור, פחות השפעה על הסביבה, פחות טעויות עקב טעויות אנוש, ופחות זמן שהושקע במעקב אחר עובדים שאולי שכחו לכלול מידע רלוונטי ועוד. כדי להנות מהיתרונות הרבים אותם מציע טופס 101 מקוון הכנסו לאתר של חברת iforms והרשמו לשירות הנוח הזה! מוזמנים ליצור איתם קשר דרך המייל [email protected].
קרדיט: Canva
באיזה פורמט יש להעביר ניירת קריטית באופן אידיאלי?
שליחת מסמכים חיוניים כקובצי PDF הינה פשוטה עבור כל מומחה מנוסה. כעת, כיצד עליכם לנהוג כלפי שליחת מסמכים משפטיים חתומים דיגיטלית כמו חוזי חברה? כאן צריך לפעול ביתר זהירות ודיוק. בעוד שקובץPDF נותר הפורמט הבטוח ביותר לשידור מסמכים, ישנן אפשרויות אחרות, כגון פלטפורמת חתימת מסמכים דיגיטלית, שעשויה להפוך את תהליך איסוף החתימות לחלק יותר, מהיר יותר ובטוח יותר.
מה היא בעצם חתימה דיגיטלית?
הוספת חתימה דיגיטלית, שהיא המקבילה לחתימה בכתב יד, הופכת את המסמך לחייב מבחינה משפטית וניתן לאכיפה. כאשר כל הדרישות הושלמו, לחתימה זו יש תוקף משפטי זהה לזו בכתב יד. אם אתם כבעלי עסקים מעוניינים לייעל תהליכים ולהיפטר מתהליך חתימה על מסמכים מנייר, מערכת חתימות דיגיטליות של iforms יכולה לייעל את תהליך החתימה שלכם.
הרוב המכריע של מערכות החתימה האלקטרונית מיועדים לתאגידי ענק ולמאות אלפי העסקאות היומיות שלהם. אבל כיום, גם בעלי עסקים קטנים לא צריך להיכנס לחובות כדי ליעיל תהליכים עסקיים. תהליך מילוי הניירת עשוי להיות מפושט, במיוחד אם משתמשים בפלטפורמה הנוחה של iforms.
מדוע כדאי להשתמש גם בחתימות דיגיטליות בעסק שלכם?
ראשית, שירותי חתימה אלקטרונית מאפשרים לכם לייצר סביבת עבודה דיגיטלית מתקדמת ונוחה. צוותים המשתמשים בפתרונות עסקיים דיגיטליים כדי למקסם את הפרודוקטיביות הן במשרד ומחוצה לו, ירוויחו מהמגמה של סביבת עבודה גמישה יותר. מכיוון שחתימות דיגיטליות מאוחסנות בענן, ניתן להשתמש בשירותי חתימה דיגיטלית במגוון מצבים.
חתימות דיגיטליות עוזרות לצמצם את הניירת: כל שעליכם לעשות הוא לייבא את ה-PDF, להגדיר את שדות החתימה ולהפיץ לצדדים המתאימים (כולל עצמכם) לצורך חתימה. עותק חתום וסופי של ההסכם יישלח לכל הצדדים. לקוראי PDF מסוימים אין אבטחת סיסמה לחתימה מוגנת, מה שאומר שמשתמשים יכולים לחתום על מסמכים מבלי שזהותם תאומת. עם זאת, סכנה זו עשויה להיות מופחתת בקלות על ידי שימוש בשירות חתימה מקוונת אשר לא רק מאפשר גישה בטוחה לניירות אלא גם זקוק לאימות דו שלבי המאמת את זהות החותם. תוכלו להשתמש בשירות זה כאשר יש צורך למלא מסמכים הכוללים מידע ופרטים אישיים.
כמו כן, במעבר לפלטפורמה של iforms המאפשרת חתימה דיגיטלית על מסמכים, תוכלו לחסוך בזמן ובטרחה סביב תהליך החתימה. אם עד עכשיו היה צריך להדפיס את הטופס, לחתום עליו ידנית ואז למצוא דרך לפקסס, לסרוק או לשלוח את הטופס חזרה, אז היום תוכלו למלא את הטפסים מכל מקום ובכל זמן שתרצו, והטופס ישלח לבלות לנמען שאתם רוצים. שאלות נוספות? צרו קשר עם החברה דרך המייל [email protected].
